Whistleblowerordning
DIIS’ whistleblowerordning følger Whistleblowerloven, der gælder for alle offentlige arbejdspladser med over 50 medarbejdere. Ordningen har til formål at få forhold frem i lyset, som ellers ikke ville være kommet til institutionens kendskab.
Sådan indberettes der:
Indberetningen skal foretages via DIIS’ whistleblowerordning her, hvor indberetningen indledningsvist behandles af Nordic Whistle, se vejledning i bilag 1 nedenfor (pdf).
Nordic Whistle står for:
- Den indledende kommunikationen med den person, der laver en indberetning – Whistlebloweren.
- Sikrer at alt juridisk bliver overholdt ved indberetningen.
- Rådgivning, sparring og vejledning omkring behandling af sagen.
Via linket er det desuden muligt at gå ind på indberetningen igen f.eks., hvis:
- Du ønsker at se status for din indberetning for at kontrollere, om der er sket yderligere sagsbehandling.
- Du ønsker at supplere med yderligere oplysninger.
- Nordic Whistle har anmodet om yderligere oplysninger fra dig.
Hvad kan indberettes via ordningen?
Ordningen omfatter indberetning af overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for Whistleblowerdirektivet og alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, der vedrører DIIS.
Det kan være mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd, forhold vedrørende bestikkelse og korruption, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og økonomisk kriminalitet. Det kan være grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. på grund af race køn, farve, sprog, formueforhold, national og/eller social oprindelse, religiøst tilhørsforhold eller tilfælde af seksuel /anden grov chikane.
Hvem kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen?
DIIS’ whistleblowerordning kan anvendes af følgende personer:
- Nuværende ansatte, der arbejder for DIIS, inklusive fuldtids- og deltidsansatte, tidsbegrænset ansatte, projektansatte og vikarer.
- Eksternt ansatte på bevillinger, hvor DIIS administrerer lønmidlerne.
- Ulønnede medarbejdere, fx specialestuderende, praktikanter og gæsteforskere.
- Tidligere ansatte.
- Personer, der endnu ikke er ansat, men foretager en indberetning i relation til ansættelsesprocessen eller andre før-kontraktuelle forhandlinger.
Folk, der ikke har eller har haft et kontraktligt samarbejde med DIIS, kan indberette via Datatilsynets whistleblowerordning på whistleblower.dk.
Anonymitet
Nordic Whistle og de medarbejdere i DIIS, der behandler indberetningerne (Whistleblowerenheden), er underlagt en særlig tavshedspligt om de oplysninger, der indgår i indberetningen. Det betyder, at medarbejdere tilknyttet Whistleblowerenheden ikke må videregive oplysninger, der direkte eller indirekte kan identificere whistleblowerens identitet.
Whistleblowerenheden logger hverken IP-adressen eller maskin-ID’et på den computer, som indberetningen foretages fra, og Nordic Whistles portal anvender ikke cookies. Er den computer, hvorfra indberetningen foretages, ejet af DIIS eller opkoblet DIIS’ netværk, er der en risiko for, at det bliver logget i browserens historik og/eller DIIS’ log, hvilken IP-adresse og/eller hvilket maskin-ID-indberetningen er foretaget fra, via den logning, der sker i DIIS’ egne It-systemer. Man kan fjerne denne risiko ved at foretage indberetningen fra en computer, som ikke er ejet af DIIS eller koblet op på DIIS’ netværk.
Whistleblowerordningen giver mulighed for at være anonym ved indgivelsen af indberetning, idet ordningen ikke kræver, at man tilkendegiver sin identitet. Som indberetter kan man derfor frit vælge, om du vil foretage en indberetning anonymt eller med angivelse af personlige kontaktoplysninger.
Hvis man vælger at foretage en indberetning anonymt, er der mulighed for at vælge, om man vil stå til rådighed for en eventuel undersøgelse ved at gemme den kode, som man modtager i forbindelse med indberetning. Koden giver mulighed for at få adgang til og følge op på indberetning i DIIS’ whistleblowerportal, herunder at kommunikere med Nordic Whistle. DIIS opfordrer til, at man som indberetter gemmer koden, da det kan være vanskeligt for whistleblowerenheden at gennemføre en undersøgelse uden yderligere oplysninger fra indberetteren, se vejledning i bilag 1 nedenfor (pdf).
DIIS opfordrer generelt til, at en whistleblower ikke indgiver oplysninger anonymt af hensyn til DIIS’s muligheder for at undersøge sagen og dermed behandle indberetningen fyldestgørende, men det er fuldstændigt frivilligt at vælge anonymiteten.